赵丽 魏绪云
事业单位檔案管理的效果直接影响着其他工作的开展。事业单位是社会体系中比较重要的职能单位，其档案管理质量与管理水平持续提升，档案管理功能不断完善，对事业单位档案管理的科学发展十分有利。随着社会主义市场经济的迅速发展，事业单位所管理的档案资料更加丰富，档案管理的难度也将越来越大。为此，需要继续完善和创新事业单位档案管理工作，从而逐步提高事业单位的档案管理效率。
事业单位作为当今社会事务管理的重要参与者，履行基本公共服务职能，受到政府和社会各界的广泛监督。档案管理是事业单位开展日常工作的重要基础，是科学决策的重要保障。对事业单位管理实施全面科学的管理，不仅可以为事业单位人员流动提供一定的信息支持，还可以促进事业单位的可持续发展。但在实践中，很多事业单位的档案资料过多，限制了各类档案的管理效率，导致档案管理问题越来越突出。因此，事业单位需要不断更新和完善档案管理措施，与时俱进，以便提高档案管理效率。
事业单位档案管理工作开展的必要性
档案是事业单位日常工作的重要对象，其形式多种多样，能够为事业单位领导提供科学的决策依据。事业单位属于公益性部门，涉及的档案大部分用于为公众服务，因此，做好档案管理工作非常重要。通过检索和查询档案，可以为当前和未来的档案管理应用提供参考。同时，事业单位档案具有一定的保密性，在实际管理社会公共事务的过程中，能够及时向有关管理或执法机关提供有效的资料检索与归档方式，以促进对社会事业的有效监管。由此可见，档案管理有着重要作用，保证了事业单位的正常运转，也为事业单位档案的使用和保管提供了极大便利。
事业单位档案管理内容
统筹管理事业单位档案基础资料，并记录下相关的重大事件，是目前事业单位档案管理的一项重点内容，直接影响着事业单位档案管理工作的正常开展。信息化是当今世界经济和社会发展的主流，随着信息时代的飞速发展，档案保管工作变得极其重要，故应高度重视该项工作，并投入相应的人力、物力、财力，以保证该项工作顺利开展。事业单位档案管理涉及社会信息、人力资源信息、质量技术信息、管理信息等诸多方面。事业单位档案管理工作并非只是查阅、管理资料，作为管理人员，应对档案实行全面管理，对资料进行鉴别，对档案进行研究，编制和保管各类资料，及时向需要的单位和个人提交档案文件。档案管理是行政管理工作的一部分，为有关部门提供了依据和借鉴，而这种作用与意义也将随着社会文明程度的提高而日益扩大。
事业单位档案管理是一切管理工作的核心，也体现着事业单位的发展过程。档案中记录了单位所取得的重要成果，并且能够合理引导事业单位档案管理工作有效开展。另外，对档案管理工作进行持续优化和改善能够帮助组织人员熟悉当前的工作环境，找出并解决工作中出现的实际困难，从而优化改进工作，并使事业单位管理者掌握工作的实际状况和所取得的重要成果，进而有效指导管理工作。
事业单位档案管理工作的开展难点
档案管理是事业单位日常管理工作中的重要环节，衔接着各项管理工作。档案管理工作有着完善的操作体系，各个环节都严格按照要求进行。不过，由于发展环境的变迁，原有的制度规范已经显现出不足，许多新情况也随之产生，这影响了事业单位档案管理工作的正常运转。
档案管理人员整体素质有待提高
事业单位档案管理工作的质量与效果尚有待提高。缺乏专业的档案管理人员，且在具体的档案管理项目上缺乏针对性，直接影响了档案管理人员的工作热情，也导致档案管理工作的效率和质量低下。目前我国事业单位档案管理工作处在关键时期，由于许多档案管理人员在日常工作中对档案保管的认识并不清晰，不愿意长时间从事档案管理工作，因此人事变动较大。
缺乏完善的档案管理体系
事业单位档案管理工作需要建立健全档案管理体系，以保障档案管理工作的顺利开展。但目前，事业单位在档案管理方面还缺乏统一的管理体系，档案相对分散，各类档案的利用效率较低，这增加了事业单位档案管理工作的难度。同时，档案管理制度缺少科学性和完备性，阻碍了我国事业单位档案管理工作的顺利开展。未能从根本上重视档案管理工作，导致许多档案管理人员不受相关制度体系的约束，没有严格遵守管理程序和标准，档案管理工作难以有效落实，使得实际档案管理工作更加混乱。对此，应该进一步增强档案工作的科学性和专业性，加大开发档案信息资源的力度，对档案信息进行深加工，深度开发档案信息，完善档案开发利用的管理机制。
档案管理信息化程度不高
事业单位档案管理现代化的水平不高，档案管理手段单一、滞后。尽管计算机信息技术的应用领域日益扩大，但在档案管理工作过程中，信息技术的应用在各方面仍然存在一定的局限性。再加上事业单位档案管理系统没有设置数字化档案管理装置，导致硬件不符合档案管理的基本条件，现代化管理效率不高。此外，边远地区缺乏专用档案，数字化硬件设备不齐全，工作人员的管理手段也相对简单，导致管理质量和效率较低。
缺乏充足的资金保障
新时期，档案管理工作发生了巨大改变，工作内容不仅仅是信息资料的搜集与处理，还涉及信息检索与统计分析。档案管理工作日益复杂，其现在不仅需要各部门的合作，还需要良好的基础设施建设。然而，很多事业单位档案管理经费保障不够，档案保管条件简陋，缺乏完备的防虫防霉设备，档案保管室的基本建设不完善，造成档案保管室的基础设施不健全。有些档案保管室只配备了一个文件箱和计算机，致使原有的纸质资料发生霉变甚至损坏。另外，部分档案管理工作还是靠人工完成，严重浪费了人力、物力。
事业单位档案管理工作的开展措施
优化档案管理体系
事业单位档案管理工作涉及国计民生的各项内容，与一般的档案管理工作有很大区别。在实际工作的开展中，应该制定更完善的管理体系，有效约束档案管理人员的行为。在制度层面，要建立健全档案管理体系，配备相应的人力资源，组建档案监测管理队伍，明确监督管理的内容和标准。同时，构建清晰的外部监督管理体系，充分调动社会力量对事业单位档案管理工作进行协同监督，不断提高档案管理工作的透明度和公开性，让社会力量更好地参与进来。监督管理事业单位的档案管理工作，必须充分调动各类社会资源，广泛动员群众参与事业单位档案管理工作，以确保事业单位档案管理工作顺利开展。
由此可见，完善事业单位档案管理制度是推动档案管理工作高效开展的关键。一套完善的档案保管制度能够有效推动事业单位档案的全面管理工作。因此，必须从制度上入手，对档案管理人员开展档案管理工作职责的规范指引，合理分工，以发挥档案管理工作的作用和使用价值。事业单位在开展实际档案管理工作时，需明确档案的主要内容，公平分配工作内容。对于资料归档，需要确保档案资料的完整性，加强分类意识，避免档案资料杂乱无章。
加强专业档案管理人员队伍建设
事业单位在开展具体工作的过程中，要加强专业人才队伍建设，促进专业人才与高素质人才的融合，尽可能地留住人才。在人才认定过程中，事业单位也可以将档案信息化管理发展为行业特色，继续投入更多的人力、物力、财力，让更多优秀人才看到相关工作的前景，增强本单位的引才、聚才能力。同时，引进外来人才需要花费更多的人力、物力、财力，事业单位可以从内部档案管理人员的再教育入手，建立有组织的拔尖创新人才培养体系，使他们掌握更先进的技术，完善其知识体系，丰富其知识储备，提高档案信息化管理效率。现代档案管理人员必须具备较强的信息技术能力，在信息管理等方面有所建树，以适应事业单位档案管理创新、改革和发展的需要。因此，事业单位应从内部人才培养的角度出发，不断构建行之有效的人才培养机制，通过完善辅导培训体系、确定课程内容、促进对外交流合作、检验培训成果等方式提升对档案管理人员的培训质量。
提高档案管理流程标准化程度
在开展事业单位档案管理工作的过程中，需要根据各类档案的功能和内容，确定合理标准的档案管理流程，并对本单位各个时期产生的档案进行分类，以了解各类档案的适用范围，同时结合各部门实际情况，确定恰当的管理模式，提升对各类档案资料的管理效果，加快各项工作的实际开展速度。同时，从事业单位各部门的具体工作要求和相关模式出发，根据具体内容调整档案管理程序和要求，做好档案相关信息处理工作，以确保事业单位档案内容的完整性和准确性。在完善事业单位档案管理流程的同时，要将各类档案的实际管理水平提升到一定水平，从档案管理工作存在的不足入手，制订合理的解决方案，认真克服事业单位档案管理运行中出现的问题，以促进事业单位档案管理服务质量提升。另外，建立档案安全防范制度，提升事业单位档案管理服务质量和效益，增强档案安全意识，制定严谨的档案管理安全规范，建设完善的安全防范机制，以确保突发性档案安全问题能够得到及时有效的解决。加强计算机网络安全防控体系建设，定期排查计算机网络病毒、隐患和漏洞，确保及时发现各种威胁档案文件安全的问题。
档案管理工作应侧重于创建记录。档案是对正在发生的事情或已经发生的事情的记录，编制的档案必须准确真实。在建档过程中，要以基层为重点，以实地调研的形式开展档案建设，建立基础信息台账，做到一查一立、一人一户。通常，在创建档案的过程中，必须正确记录事件的起因、过程、结果以及与事件相关的人员。传统的建档方式往往需要现场人工巡检，这种方式所需时间长，工作效率低。当前事业单位要在原有基础上实行档案管理新模式，因地制宜，牢牢把握工作重点，利用先进的互联网技术收集档案信息。
加大资金投入，加快信息化建设
事业单位要加大资金投入，改善现有的档案管理设备状况。为档案管理人员配备专用的电子阅览室，严格按照现代化档案建设标准，并采取防火、防水和防盗的安全措施。同时，要防止日光直射，若采用人工采光方式，应正确选用防爆型式，以免引发重大火灾。
事业单位档案管理事业的蓬勃发展要通过不断拓展投资途径，多措并举，共同筹集发展资金，才能有效提升档案管理信息化水平。事业单位要与国家财政管理部门深入交流，争取国家扶持资金，通过设立档案专项资金，不断促进档案信息化建设水平提高。此外，必须意识到公共机构的档案管理任务繁重，不断优化管理模式，加大信息系统建设投入，进一步推动档案管理信息化建设，满足当前档案管理工作需求。在信息基础设施建设上，引进更先进的设备设施，不断提高档案分类和数据采集效率，确保各类档案数据得到合理处理，利用信息技术对档案数据进行加密。引入个性化管理软件，根据自身实际情况对档案管理人员进行动态管理，加强和提高考勤统计、档案信息、工作成果及相关证件的保密性，开展公共平台建设活动，公开部分非涉密档案材料，以便人们可以更好地访问它们。基础设施建设还应引入安全管理设施，防止相关设施设备受到环境变化的影响。及时开展巡查活动，出台各项管理维护机制，确保各项基础设施有效运行。
此外，还有必要引入更为先进的信息管理系统，以提高查询和使用档案数据的速度。借助先进的信息技术设施设备，充分发挥信息技术的实时性和便捷性优势，有效提升事业单位的档案管理质量，保证其在档案管理工作中得到充分利用。将重复性工作转化为高技术含量、高洞察力的内容，为各项管理决策提供保障，优化事业单位管理方案，加强技术研发和创新，提升事业单位档案管理能力。
随着现代信息技术的迅猛发展，数字化管理正逐渐成为事业单位档案管理改革的必然选择。数字化设施对提高公共机构的档案管理效率和水平具有重要作用。因此，在实际开展过程中，事业单位档案工作人员应采用系统方法搜集档案信息，并把这些信息准确录入电脑，以便对档案信息进行快速整理，并制作出正确的电子档案。在事业单位档案管理模式下，要对纸质档案与电子档案进行同步管理，以有效加强和完善事业单位的日常档案管理工作。
综上所述，要切实提升事业单位档案管理工作开展的实际效果，充分发挥各类档案在事业单位专项业务工作中的作用，为事业单位的顺利开展提供全方位的支撑。当前形势对事业单位档案管理发展有了新的要求和目标，对此，事业单位应该从管理方法、制度体系和专业人才队伍建设等方面入手，将信息技术与档案管理相结合，从而切实提高事业单位档案管理的發展水平。
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【作者简介】赵 丽（1967—），女，硕士，研究馆员，研究方向：档案管理和干部人事档案管理；
魏绪云（1965—），女，本科，副研究馆员，研究方向：图书管理专业。
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