下面是小编为大家整理的XXXX大学归档文件整理规则（全文完整）,供大家参考。
XXXX 大学归档文件整理规则
第一章 总 则 第 一 条 根 据 国 家 档 案 行 业 标 准 《 归 档 文 件 整 理 规 则 》 （DA/T22-2015）
》《高等学校档案工作办法》《XXXX大学档案 管理办法》，结合学校档案工作实际，制定本规则。
第二条 本规则所称的归档文件，是指学校各单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
第三条 本规则所称的整理，是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）
，使之有序化的过程。
第四条 本规则所称件，是指归档文件的整理单位。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）
；简报、周报等材料一 期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批
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示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；文件处理单和发 文稿纸与相关文件为一件。
第二章 整理原则 第五条 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系。
第六条 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。第七条 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计
算机管理。
第八条 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调 统一。
第三章 质量要求 第九条 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
第十条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。归档文件应采用碳素或蓝黑墨水等耐久材料书写，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写。
第十一条 归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
第四章 整理要求 第十二条 分类。归档文件采用年度－问题－保管期限方法 进行分类。
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（一）按年度分类，按文件形成年度分类。跨年度一般以文件签发日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。当形成年 度无法考证时，年度为其归档年度。
（二）按问题分类，按文件内容所反映的问题分类。根据《XXXX大学档案实体分类方案》分为：党群、行政、教学、科学 技术研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、 外事、财会等。
（三）按保管期限分类，按划定的文件保存期限分类。
第十三条 排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目、同一保管期限内，按文件形成时间结合事由排列。同一日期的归档文件可按文件字号大小进行排列，有年无月的文件可归入年末， 有月无日的文件可归入月末。同一事由（一次会议、一个活动、一个事件）的成套性文件材料可集中排列。
第十四条 编号，归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。在文件首页上端的空白位置粘贴档号标签。档号标签包括：
全宗号、年度、问题、保管期限、件号、页数。
（一）全宗号，上级档案馆给立档单位编制的代号。
（二）年度，文件形成年度。以 4 位阿拉伯数字标注公元纪 年，如“2020” 。
（三）问题，文件内容所反映的问题。根据《XXXX大学档案工作实体分类方案》的类目代号为：DQ11-17（党群）
、XZ11-16
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（行政）
、JX11（教学）
、KY11（科学技术研究）
、CP11（产品生产 与科技开发）
、JJ11（基本建设）
、SB11（仪器设备）
、CB11（出版）
、
WS11（外事）
、CK11（财会）
。
（四）保管期限，归档文件保存期限分为永久、定期 30 年、 定期
10
年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
（五）件号，件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 3 位阿拉伯数字标识，不足 3 位的前面用“0” 补足。在实体分类方案的最低一级类目、同一保管期限内，按文件形成日期结合事由从“001”开始编制顺序号。
（六）页数，每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面 为一页，文件签发单、阅办单应计算页数。
全 宗 号
年度
问题
保管期限
件号
页数
第十五条 编目。归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注项目。归档文件目录纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型。
（一）序号，填写归档文件顺序号。
（二）档号，档号按第十四条编写。
（三）文号，文件的发文字号。
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（四）责任者，制发文件的组织或个人，即文件的发文机关 或署名者。
（五）题名，文件的标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标 题，自拟内容外加方括号“[
]”。
（六）日期：文件的形成时间。以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如 20200901。
（七）页数，每一件归档文件的页面总数。
（八）备注，注释文件需要说明的情况。
第十六条 装订。归档文件一般以件为单位装订。
（一）归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
（二）装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复 文为一件时，复文在前，来文在后；请示与批复为一件时，批复 在前，请示在后。
（三）文件装订一般采用不锈钢夹或不锈钢订书钉；文件过 厚时，可采用线绳“三孔一线”法装订。
第十七条 装盒，将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档
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案盒脊和备考表。
（一）档案盒，档案盒盒脊设置全宗号、年度、问题、保管期限、起止件号。其中起止件号是盒内第一件文件和最后一件文 件的件号，中间用“－”号连接。
（二）备考表，备考表置于盒内文件之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明，填写盒内 文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人，负责整理 归档文件的人员签名。检查人，负责检查归档文件整理质量的人 员签名。日期指归档文件整理完毕的日期。
第十八条 排架。档案盒排列按年度—问题（类目代号）— 保管期限—件号顺序竖放。
第五章 附 则 第十九条 本规则由档案馆负责解释。第二十条 本办法自公布之日起实施。
附件：1．归档文件目录
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附件 1
序 号
档号
文号
责任者
题名
日期 页数 备注