摘 要：随着信息化技术的迅猛发展，电子会计档案管理的使用范围愈发广泛。同时，国家对电子会计档案管理也给予了法律规定，明确提出相应的管理办法。在此基础上，电子会计档案管理仍存在一些问题，需要进一步分析，并采用相应的解决方案。对此，本文阐述了强化电子会计档案管理，克服管理的难点，加强电子会计档案的风险防范机制，建立安全管理制度等对策分析。
关键词：电子会计档案；
管理难点；
解决对策
电子会计档案管理系统的使用实现了资料的接收、保管、整理、归档等全流程的电子信息化管理模式。电子会计档案管理是保存信息、利用信息的有效载体。在读取平台和会计数据时，可以清晰和充分反映一个企业经济发展阶段的重要财务资料。与此同时，电子会计档案为企业现实工作起到积极的推动作用，是国家经济发展服务的重要管理手段，需要各方的共同关注。
一、电子会计档案管理是时代发展的必然趋势
随着会计信息化建设的不断深入，推动着会计工作向现代管理转型。企业内部控制的财务信息系统升级，为有效的企业内控管理奠定了基础。提升了企业的管理水平，使企业的融合程度也进一步提升。会计核算工作得到有力的保障，信息系统与业务信息加紧联系，使新技术得到不断应用和扩展。信息化技术的创新为电子会计档案的发展提供了大数据、人工智能、云计算等新技术，不断受到关注和普及。另外，企业ERP软件的普及使得会计信息系统得到了初步融合，提升了单位服务管理的能效，也优化了会计数据的获取方式，重构会计组织机构。通过会计档案的管理修订办法，出台相关会计新规定，消减了纸质化的办公形式，降低了储存成本，促进电子会计资料的深度普及和应用。在会计信息化工作得到一定成效的同时，会计档案管理工作中尚存在一些需要改进的问题。为了满足日益发展的市场趋势，企业需要改变传统的会计核算工作模式，形成一个能够支撑和驱动会计业务发展的模型。统一规划会计标准存档，推动会计档案数字化的转型，对会计职能进行拓展，进一步满足结构化的会计档案管理新要求。
二、电子会计档案的管理表现
第一，电子会计档案的载体是磁光介质，属于不耐久性材料，极容易受到外界因素的影响，如果有磁场变化和不适宜的温度，会导致载体材料的内部结构发生改变。如果降低磁性材料的耐久性，载体的保存期也会缩短。以光盘载体为例，其对外界环境有要求，如果使用不当，会发生载体的损伤。在不断的使用中，会出现变形及被腐蚀的现象，时间久了光盘信息就不能再现。针对载体的特殊性，管理中需要采用先进的创新管理机制，才能够满足现代电子会计档案的管理要求。
第二，目前电子会计档案的载体也有了多种选择，各类载体的存储信息原理也不尽相同。对于保存环境的要求来说，不同载体的电子会计档案要求也不同。另外，电子会计档案信息的收集是由计算机来输入，格式主要有TXT、PDF、JPG等，借助相关软件进行和保存管理。因此，电子会计档案的数据处理流程其实更加复杂，操作技巧难度更大。
第三，电子会计档案对信息化技术要求更高。电子会计档案由会计核算系统生成，进行数字化处理成为电子数据。这种电子数据对软件环境依赖性极强，针对不同电子会计档案的载体特征、不同财务软件、电子档案数字化的管理模式等，都需要有效的管理措施。
第四，在规范电子会计档案的搜集和管理中，为了方便快捷地实现档案查阅和利用，实现企业内部之间的会计信息的高效共享性，便于企业对档案资料的深入挖掘，通过网络平台进行档案资料的查询和分析，进而充分发挥电子会计信息化的经济作用。
三、电子会计档案管理存在的问题
1.电子会计档案管理意识较弱
在日常的工作中，会计人员习惯性地认为电子会计档案管理是需要档案专职人员负责的工作。而在一般的企业，需要保存的档案，如上级和本单位下发的文件，一般都是用档案盒子按照时间顺序装订保存。从普通部门到财务部门，大多数职员很认同这个保存档案方法。对此，很多员工认为档案管理工作是一件很简单的工作，由一些工作比较轻闲的人来负责就可以了。企业中档案管理的意识薄弱，导致对电子会计档案管理新技术就更不受重视。尽管许多企业已经实现了会计电算化，但作为计算机系统软件和财务软件，并没有开通机读会计档案的功能，备份数据等也无法使用，使电子会计档案完整性无法得到保障。
2.电子会计档案管理设施设备较为落后
由于，企业对档案管理的认识有限，使管理会计档案的设备投入较少。在财务部门也只有一至两台电脑是用来负责存储电子资料和档案，经费少点的企业甚至没有独立的档案电脑，档案资料存在办公室的档案盒子里。长此以往，这样的管理模式很容易造成档案资料的遗失，导致时间较长的档案就会无从寻找。另外，长期不进行档案归纳、整理，后期就需要付出大量的时间和精力去弥补和完善，而当前各个企业不同程度的电子档案管理质量低下，无法检索出档案名称，使很多档案资源难以多次利用，让一些资料失去了使用价值，只能再次使用纸质档案去模糊翻阅，使电子会计档案管理效率低下。
3.档案基础工作标准化不够
长期处于会计档案资料整理不标准化，加上对档案的投入资金有限，导致一些档案没有得到妥善收集和保存，想查阅资料时又是难上加难，渐渐会计档案资料便不受重视。企业会计档案资料复杂多样，其中包括原始会计凭证、固定资产卡片、会计档案移交清册等，这些具有保存价值的会计资料如何存入电子档案，在没有弄清楚电子会计档案的归纳范围时，企业只重视打印和保存功能，并没有进行系统性的归纳和保存，很容易造成电子会计档案收集不齐全的问题。由于多数企业针对电子会计档案的管理了解不足，没有制定出切实的电子会计档案管理制度以及档案基础工作标准规范，在工作中存档随意，导致出现存档的错误等各种管理不善的问题，影响到电子会计档案的有效应用。
4.电子会计档案管理的安全性差
电子会计档案在保存档案时离不开互联网和计算机存储系统，而互联网和计算机就存在一定的安全隐患。用于存储电子会计档案的计算机如果发生受潮、高溫、消磁等硬件问题，会严重影响电子会计档案存储的可靠性，会造成大量数据的丢失和受损。同时，如果会计信息的安全保护措施不到位，电子会计档案的信息容易被篡改和泄露。不少会计档案管理工作人员的安全意识较差，网络管理水平低，缺乏电子会计档案管理的保密性意识。
四、解决电子会计档案管理难点的有效措施
1.建立健全电子会计档案管理制度
据统计，全国48%以上的企业已经开始有计划实施财务共享服务，随着我国企业信息化水平的提升，逐渐实现精细化管理模式。随着会计档案存储数量激增，使得档案管理成本升高，安全性降低。对此，在财务共享的建设服务中，实现电子会计档案管理是关键环节。企业合同、财务对账单、税务发票等档案集中电子归档，势在必行。企业建立健全电子会计档案管理制度，是加快企业电子档案管理，从而起到电子会计档案的保障作用。
同时，财政部颁发的相关管理办法中指出，将电子会计档案纳入会计档案的范围。利用信息化技术，将大量的会计档案材料轨迹，利通流程体系，建立完整的档案体系。另外，取消纸质化对电子档案的索引关系，简化查阅，灵活对接企业前端的业务系统，实现财务档案与业务的紧密联系。将电子会计档案管理的范围覆盖到各个业务，使档案种类全面化，将档案的种类分类成凭证类、发票类、合同类、回单类、报告类、收据类等，相应的原始凭证都能归集到应用的类别中。制定完善的电子会计档案管理制度，也是对电子会计材料实施统一和规范化的管理。管理制度主要包括档案的收集、保管、调档、统计、销毁等重要环节，并且明确权责归属，落实到具体的岗位上，严格遵守电子签名审签制度。为了加强各个部门与财务部门之间的沟通和交流，确保电子会计档案的安全性和完整性，制定电子会计档案管理的相关规定，将档案载体分门别类有效保管。为了避免过于依赖软件设备，对电子会计档案编码，制定存储格式的标准、著录标准等，确保档案信息的完整性。
2.提升企业电子会计档案的管理意识
从企业管理者的角度看，必须要提高电子会计档案的管理意识，才能督促财务部门制定健全的电子会计档案管理制度，只有重视会计电子档案的管理工作，才能有效推进相关工作的开展。在整个电子会计档案的收集中，制定保密制度，设立专人监督电子会计档案保管的工作，使电子会计档案在整个网络传输中，能够通过多人的存储和监督，保持数据的一致性，并且可以进行相关数据的比对，建立网络共享机制。避免电子会计档案的数据被修改或被删除，可以制定管理人员和应用人员的相互分析制，保证每个工作人员都无法单独操作。将管理软件以及信息化系统都相互融合，并且建立加密机制，建立重复归档检测，防止内容重复录入。
同时，在存储档案之外，建立会计共享服务，建立相应的管理系统，保证相关信息不会盗取或者修改。各级管理人员在领导的督促和培训之下，得到各方的资金保障和支持，才能使得电子会计档案管理更加科学化和合理化。
3.加强电子会计档案的安全可靠性
在使用和查阅电子会计档案时，主要面临的风险就是电子会计档案的安全隐患。电子会计档案涉及财务信息比较多，更要注重电子存储介质和网络环境的管理和维护。
一方面，从计算机硬件方面考虑。企业要购置更高配置的计算机设备，作为档案管理稳定运行的有利条件，避免因为硬件设备而出现档案数据的缺失或者存储失败的情况发生。另外，还要多设置几台计算机设备，进行档案的备份和保管，防止“信息孤岛”的问题再现。建立健全备份制度，采取多个设备共同保存的方式，将数据硬盘存储在安全的地方。
另一方面，在网络安全上考虑，要设定访问权限，按时查看病毒，防止病毒侵犯，保证电子会计档案信息的安全。最好是设置高级的防火墙，将相关的信息绑定在计算机的硬件上，防止被恶意的盗取和损坏。
采用加密的方式访问网络，可以有效防范病毒，保证网络的安全可靠性，强化使用人员的安全意识必须保证档案的安全。针对电子会计档案管理制度中，要加强计算机技术、安全技术等要求，让工作人员定期对电子会计档案进行安全风险评估，在明确安全的前提下，利用安全风险评估出档案的潜在问题，并且需要选用更为合适的档案载体，要质量更好、可靠性更高的材质。严格控制保护档案的环境，利用异地备份制度，实现多级备份，从而构建出一个完善、安全性极高的电子会计档案管理系统。
此外，在安全系统的设置中还要具备完善的风险评估机制，电子会计档案的风险可以存在于数据的生成、存储、流转等各个环节中，在深入理解安全防护目标的基础上，还要以电子会计档案的价值与防护成本角度进行深入考虑，通过安全放心评估实现潜在问题的挖掘，明确电子会计档案的风险等级，并确定受保护目标所需的安全等级，有效规避电子会计档案潜在风险，对各类风险进行严密监控。
4.加强电子会计档案管理人员的技术培训
企业在增加电子会计档案管理意识的同时，也要加强管理人员的技术培训。实现定期或不定期的继续教育培训，通过讲座或者网络平台进行学习，加强管理人员的相关技能水平。
同时，在专业的电子会计档案管理人员中，加强计算机、软件技术等综合知识的运用，可以使电子会计档案的管理工作更为可靠。拥有这样的管理人才，不仅可以掌握档案管理、财务管理、信息化技术等知识，还可以根据不同的介质建立不同的管理机制，定期进行电子会计档案的备份和保管工作等。与此同时，电子会计档案管理还要设定相应的激励制度，对管理人员实行相应的业绩考核，明确岗位职责，确保管理人员的工作效率。
另外，在电子档案的管理、接收、交接等方面遵守相应的国家法律法规，对需要永久保存的档案不得采取电子存档方式保存，确保电子会计档案的准确性和安全性。
5.提高电子会计档案前端控制
企业电子会计档案一般包括主机硬盘存储的会计数据、脱机存储类型的会计信息、会计软件程序以及其他电子档案。为了保障企业电子会计档案完整性，应有效提升做好前端控制，把控好档案信息的来源，在进行電子档案管理过程中，必须将前端控制延伸到软件开发设计阶段，以电子会计档案管理要求和原则来设置软件系统的功能。深入落实岗位产生的电子会计档案信息，对电子会计的存储、利用整个过程进行监督和记录，采集“元数据”等信息，确保电子会计数据在生命周期实现有效监管。
五、结语
综上所述，电子会计档案管理不同于传统的会计档案管理，是一种创新性的改革，也是企业发展的趋势。运用现代化管理手段，对会计档案实行数字化收集和保管，极大提高了财务工作的效率，也给会计档案管理工作带来便利条件，使电子会计档案更加具有科学性和规范性，对企业经济发展也有现实意义。
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（作者单位：延长石油延安石油化工厂）
作者简介：李娟娟（1981—），女，汉族，陕西延安人，大专，助理馆员，研究方向：档案管理。
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